Ken je dat, dat je zelf een bijeenkomst organiseert en dat je daar dan zelf heel bevlogen weer uit loopt? Nou dat gebeurde mij gisteren. Het was een bijeenkomst die ik samen met Maaike Sauerborn en Pepijn Nicolas heb georganiseerd, de Masterclass VeranderDNA. En het gaat heel erg over veranderen, hoe doe je dat? En hoe doe je dat vooral succesvol?
Processlimmeriken
Pepijn en Maaike zijn bekend van ‘beter samenwerken’. Zij noemen zichzelf ook wel processlimmeriken. Zij kunnen zaken die vastlopen, akkefietjes binnen teams en problemen met samenwerken verhelpen door naar het proces te kijken en daar slimme interventies op in te zetten. Deze interventies moet je niet zwaar zien; het zijn vrij simpele interventies die zij gebruiken. Ze gebruiken onder andere een praatplaat. Dat is een tekening die iemand maakt van zijn huidige situatie en zijn gewenste situatie. Zo simpel kan het zijn.
Het onbewuste bewust maken
Als mensen aan het tekenen raken, is het leuk om te merken a) dat ze er hun hele ziel en zaligheid in leggen en b) dat het vaak meer geeft dan woorden. Waar woorden te kort schieten, om het maar even simpel te noemen, kan een tekening heel veel meer inzicht bieden. Dat hebben we ook geoefend met elkaar en dan merk je dat mensen onbewust vast zitten in iets. En dat een tekening dat onbewuste heel erg bewust kan maken. Het was een hele leuke oefening om met elkaar te doen. Pepijn zet dit vaak in op het moment dat men wil veranderen. Want wat is het dan dat veranderd moet worden? Kun je dat omschrijven? Zo’n tekening kan daar vaak veel meer inzicht in bieden.
Ik vond het een leuke manier om met elkaar in gesprek te gaan. Pepijn geeft ook aan dat je vaak in organisaties ziet dat men probeert te veranderen, maar dit dat dan van hogerhand wordt beoordeeld, ingezet en vormgegeven. En dat je dan eigenlijk merkt dat de laag daaronder, in dit geval de werknemers, die stap helemaal niet kan maken. Dat zij niet mee willen in die verandering. Hoe vaak horen we ook niet dat verandering leidt tot weerstand?
Waarom leidt verandering tot weerstand?
Hij heeft dat heel mooi uitgelegd. Wat er gebeurt is dat de mensen, bestuursleden en/of managers die met elkaar een plan hebben gemaakt om te veranderen, daar veel tijd in gestoken hebben. Ze hebben veel met elkaar gesproken over hoe ze dat gaan doen en waarom. Dus je kunt ze ook de voorlopers noemen, zij zijn vooruitlopen in dit proces. En zij zeggen dan met zijn allen: ‘Oké, dit gaan we doen, zo gaan we het doen, op die manier, op die dag.’ Et cetera. En dan willen ze dat de rest van de organisatie daar gewoon even in meeloopt.
Dat is vaak wel het cruciale punt, want de rest van de organisatie loopt niet zo maar even mee. En waarom niet? Nou, heel simpel. Omdat ze nooit betrokken zijn geweest bij dat proces. En omdat men daardoor dus helemaal geen beeld heeft van wat er precies aan de hand is. Zo’n proces roept dan dus vooral veel vragen op. Waarom gaan we veranderen? En hoe ziet het er dan uit? Treft dat mij persoonlijk of niet? Met andere woorden, de kans is enorm groot dat er een enorme tegendruk ontstaat en die kan niet zomaar meer gebroken worden.
Hoe kun je met elkaar veranderen?
De tip van Pepijn is dus eigenlijk: op het moment dat je wilt veranderen met elkaar, dan zul je ook dat proces moeten doorlopen met elkaar. En dan is het veel slimmer om deze mensen wel te betrekken bij dat proces, zodat je dit samen kunt gaan doorlopen. En mocht je dat wel willen voorbereiden vanuit het management, wat zeker denkbaar is, dan is het eigenlijk belangrijk om de grondvraag waarmee zij zelf aan de slag zijn gegaan (het managementteam bijvoorbeeld) ook weer neer te leggen bij de werknemers daaronder. Zodat die werknemers zelf kunnen gaan nadenken over diezelfde vraag. En zodat je ze de tijd geeft om in dat proces te stappen.
Vergelijk het met een trein die gaat rijden. Op het moment dat men nog in het denkproces zit, rijdt die trein nog niet zo hard en kun je nog instappen op verschillende stations. Maar als eenmaal dat besluit genomen is en iedereen – even weer het managementteam als voorbeeld – weet waar hij heen wil en de trein gaat voluit rijden, dan kunnen de mensen helemaal niet meer instappen.
Veranderen vanuit een mededeling of ik-boodschap
Pepijn geeft ook wel aan dat je in sommige gevallen iets wilt veranderen, waarbij het dan een pure mededeling is of echt een pure ‘ik-boodschap’. Dat kan zo zijn. Ik heb het zelf ook weleens met mijn kinderen: “Ik wil dat jij je kamer opruimt.” Ik kan me zo voorstellen dat je als directeur – ik ben zelf immers ook directeur – een verandering wilt doorvoeren waarbij je zegt: “Jongens, dit is even wat er moet gaan gebeuren.” Dat kan ook prima, maar dan moet je het wel anders formuleren. Dan is het een ‘ik-boodschap’ en formuleer dat ook zo. Doe in zo’n geval dus niet zo van: ‘Wij vinden dat…’. Nee, maak er dan van: ‘Ik vind dat…’. Bijvoorbeeld: ‘Ik wil dat wij dit gaan doen met elkaar.’
In zo’n situatie is het belangrijk dat je mensen de ruimte geeft voor reacties. Zeg bijvoorbeeld tegen je medewerkers: “Ga even een kwartier nadenken over wat je hier nou van vindt. Of ga met jezelf in gesprek of desnoods met anderen.” Het gaat erom dat je ze even een moment geeft om hierover na te denken en er over te praten. Daarna kom je weer terug en zeg je: “Ik heb gehoord wat jullie zeggen, maar ik ga het toch zo doen.” Dat is een legitieme manier om een ik-boodschap te geven. Maar geef wel altijd even ruimte aan de ander om na te denken over wat er nou gebeurt.
De gouden vraag
Wat ik leuk vond van zijn aanpak is dat het heel herkenbaar is. Herken je bijvoorbeeld de situatie waarbij je in een vergadering zit en dat het op een gegeven moment heel erg ‘zwarte pieten’ wordt, dat het heel erg emotioneel wordt, verwijten over en weer. Nou, iedereen heeft daar wel een beeld bij, denk ik. Er is in zo’n situatie één gouden vraag die je dan kunt stellen. En dat is, let op: ‘Wie is er tevreden over de uitkomst van de situatie?’ Het mooie van het stellen van deze vraag is dat er opnieuw een ‘samen’ ontstaat. Want de kans is natuurlijk heel erg groot dat niemand tevreden is met de huidige situatie. En vanuit daar kun je opnieuw op zoek gaan naar waar we hier mee bezig zijn.
We begrijpen het wel, maar hebben geen begrip
Een van de deelnemers van de masterclass had een interessant verhaal dat ik graag met je deel. Die deelnemer had aan den lijve ondervonden dat het bestuur met een mededeling kwam ‘dit en dat gaat er gebeuren, we gaan daarin veranderen’ en er werd eigenlijk gevraagd: ‘We willen dat jullie dat begrijpen.’ En toen zei deze deelnemer heel mooi: ‘Wat er ontstond bij de werknemers is dat ze het wel begrepen, maar er was geen begrip.’ Ik denk dat dat de essentie is van het verhaal. Het is interessant om daarover na te denken om te voorkomen dat de rest heel erg tegengas gaat geven, gaat duwen. Met elkaar veranderen, dat is de uitdaging. En dat is zeker ook een hele complexe uitdaging. Ik vond het interessant om er eens op die manier naar te kijken.
Samen Wijzer
Pepijn heeft ook een andere methode geïntroduceerd. Die heet Samen Wijzer. Dat is een methode om met elkaar het gesprek aan te gaan naar aanleiding van een vraag van een van de deelnemers. Het is een hele mooie methode om structuur te bieden aan het gesprek. Om iedereen aan het woord te laten, want dat wordt nog weleens vergeten. Om iedereen ook dat te laten zeggen wat ie wil, zonder oordeel. Je dwingt mensen eigenlijk in een snelkookpan door heel snel het verhaal te doen. Zo krijgen ze niet de kans om ontzettend uit te wijden naar alle mitsen en maren, ‘en wat ook nog belangrijk is’, ‘o ja, daar hebben we het nog niet over gehad’, et cetera. Je kent het vast wel.
Wat is het proces van zo’n gesprek?
Ik probeer dan toch even heel kort samen te vatten hoe dat er dan uit ziet. Het is de bedoeling dat er iemand is die het proces even faciliteert, die geeft als het ware de opdracht. Die vraagt aan de teamleden: ‘Is er een vraag die je wil inbrengen?’ Dan komt iemand met een vraag. Bepaal met elkaar of deze vraag helder is. Dat is belangrijk. Vervolgens krijgt iedereen twee minuten de tijd om voor zichzelf te reageren op die vraag. En daarna mag iedereen dat even toelichten. En daar ontstaat iets heel waardevols. Dat is mij opgevallen in de masterclass waaraan ik zelf ook heb meegedaan.
Een vraag uit de praktijk
Er was een vraag over: ‘Hoe kan ik deze werknemersbrochure op het gebied van verzuim en inzetbaarheid het beste aanbieden aan de werknemers?’ En daar zat heel veel achter. Degene die deze vraag stelde heeft heel veel feedback teruggekregen. Wat is het precies wat je de werknemers wilt vertellen? Hebben de werknemers zelf iets gezegd over hoe zij dit zouden willen ontvangen? Wat is precies je doel? Et cetera. Nou ja, er kwam zo ontzettend veel uit dat ik merkte dat zij heel erg geholpen was in haar vraag. En dat er eigenlijk veel meer achter die vraag zat, namelijk dat ze er best onzeker over was of ze die brochure wel kon aanbieden aan de werknemers en op welke manier. Dus dat was waardevol om te zien dat zij daarmee geholpen was.
En wat ik ook ontzettend leuk vond is dat niet alleen zij geholpen was met de vraagstelling, maar dat iedereen in dat groepje op zijn of haar eigen manier nieuwe inzichten had gekregen, naar aanleiding van de vraag van iemand anders. Het leverde iedereen wat op; dat vond ik een heel mooi gegeven.
Het is overigens wel zo dat die Samen Wijzer methode voor kleine groepjes is – liever niet meer dan 7 à 8 personen – omdat je iedereen aan bod wilt laten komen.
Dit is even kort het verhaal van Pepijn en Maaike. Ik heb geprobeerd te visualiseren hoe zij met hun methodes aan het werk gaan. Ik kan mij voorstellen dat je daar nu een beetje beeld bij hebt, maar nog lang niet alles helder hebt. Ik wil hier zeker nog meer over vertellen in het netwerk en zelf ook bepaalde methodes gaan toepassen in ons eigen lab.
Heb je vragen naar aanleiding van deze podcast, over de methode, over Maaike en Pepijn of over dit onderwerp ‘samen wijzer’ of eigenlijk ‘samen werken’? Laat dit dan even weten via team@vernetonline.nl. We horen graag van jullie en zullen dan ook zeker op je bericht reageren.
Mocht je dit nou een leuke of interessante podcast vinden, dan wil ik je vragen of je dit wilt delen in jouw netwerk. Daarmee kunnen we meer mensen bereiken en dus ook meer mensen helpen als het gaat om de inzetbaarheid, gezondheid en werkplezier. Tot de volgende podcast!